2 méthodes pour des workshops productifs (et non-conventionnels)

Hello,

J’espère que tu vas bien et que ce mail te trouvera en pleine forme !

Au programme de cette semaine deux méthodes non conventionnelles pour animer des workshops avec tes équipes (ou tes clients).

Petit retour en arrière pour te donner quelques éléments de contexte.

Cette semaine, j’ai eu le plaisir de pouvoir travailler sur deux sujets très différents avec des pôles différents au sein de Tire Fesses.

Mercredi, j’ai animé 2 ateliers avec une partie des équipes du pôle community management sur le sujet de l’uniformisation et de l’optimisation de la gestion de projet et de la gestion de la relation client.

Jeudi, j’ai fait le bilan du premier semestre avec mon équipe affectueusement surnommée le pôle “Tissot” car il rassemble les personnes que je supervise.

La particularité de ce pôle c’est que ses membres s’occupent aussi bien du marketing et de la communication de l’agence, que du développement commercial ou encore des fonctions supports (admin, RH, compta…).

Une équipe qui se connait bien puisque ses membres travaillent dans le même bureau mais qui ont peu de sujet en commun au quotidien.

Ce qui m’a posé un défi de taille, à savoir : comment animer une session destinée à faire le bilan de ce premier semestre sans enchaîner les slides sur des sujets qui ne concernent, au mieux, qu’une partie des personnes présentes.

Ce qui aurait été un bien mauvais usage de leur temps et du mien.

Pour éviter ça, je suis parti à la recherche de manières de faire un peu différentes et je suis tombé sur 2 formats d’ateliers que les équipes semblent avoir beaucoup appréciées.

Je pense que ces méthodes peuvent également être utilisées (au moins en partie) pour animer des ateliers / workshops / brainstorming productifs avec des clients.

Sans plus attendre, rentrons dans le vif du sujet.

La méthodologie G.R.O.W

J’ai utilisé cette méthode pour animer les ateliers de mercredi avec le pôle community management.

Voici ce que signifie l’acronyme :

➡️ Goal : quel est l’objectif que l’on cherche à atteindre ? (10 minutes)

L’objectif en question doit être spécifique, mesurable et défini dans le temps.

Dans le cas de notre atelier de cette semaine : Diminuer de 25 à 50% le temps passé chaque semaine sur la gestion de projet / relation client )à un horizon de 8 semaines sans affecter la satisfaction client.

➡️ Reality : quel est la réalité du point de départ ? La situation à date ? (10 minutes)

Ici chacun des participants doit faire part des difficultés auxquelles il est confronté ou au moins donner son point de vue sur la situation sur la base des éléments dont il dispose.

L’idée étant d’établir un état des lieux le plus exhaustif et le plus objectif possible de la situation.

Durant notre atelier nous avons par exemple évoqué les boucles de validation en interne et en externe, le nombre d’allers retours nécessaires dans le cadre de la validation des contenus, le nom respect des process établis par certains clients, le manque d’outils en interne… Beaucoup de pistes de travail intéressantes !

➡️ Options : quelles sont nos options ? (20-25 minutes)

La partie la plus créative de l’atelier : en 10 à 15 minutes chacun des participants doit lister 5 à 8 options / idées pour essayer d’atteindre l’objectif fixé en début de sessions. S’en suit une mise en commun durant un tour de table. Il y a de fortes chances pour qu’il y ait un certain nombre d’idées qui se recoupent ou se ressemblent. Il faut donc trier les idées, les examiner, pondérer, peser le pour et le contre de chacune d’entre elles, lister les contraintes à prendre en considération afin d’établir un plan d’action.

Ce moment a permis aux membres de l’équipe de partager des retours d’expériences sur des choses qui avaient pu être mises en place avec certains clients mais aussi de prendre le temps de faire un pas de côté pour imaginer de nouvelles manières de faire :

• des ressources complémentaires à mettre en place

• des sessions de travail avec les clients

• l’uniformisation d’un certain nombre d’outils / manières de procéder…

➡️ Will : quel est notre plan d’action ? (10 minutes)

• Une fois que l’on a fait le tri parmi toutes les pistes envisagées, il faut formaliser le plan d’action imaginé pour atteindre l’objectif fixé. Un bon plan d’action doit comprendre les éléments suivants : qui doit faire quoi et à quelle échéance. Le comment n’est pas toujours nécessaire mais ça peut parfois valoir le coup de le préciser si le besoin s’en fait sentir.

Un bilan pas comme les autres

Dans le cadre du bilan que j’ai effectué jeudi avec mon pôle, je m’étais fixé plusieurs objectifs :

• faire de ces deux heures un moment d’échange privilégier pour recréer du lien

• travailler collectivement sur notre mode de fonctionnement en tant qu’équipe

• réfléchir ensemble à l’impact que nous pouvions avoir, individuellement et collectivement, au sein de la structure.

J’avais donc structuré nos échanges en 3 temps :

1 - Définir ensemble les règles de la session

Durée : 10 minutes

L’objectif de ce travail préliminaire est simple : créer un cadre propice à l’échange constructif, à la confiance et à la vulnérabilité.

Chacun des participants à pu lister un certain nombre de règles qu’il aimerait que les gens respectent dans le cadre des échanges. Nous les avons ensuite rassemblées et regroupées par grande thématique.

Nous avons par exemple pu nous mettre d’accord sur des choses comme :

• Remplacer “oui mais” par “oui et”

• Ecouter plus qu’on ne parle

• “Je ne sais pas” n’est pas un gros mot

• …

Ça peut paraître anecdotique mais je pense que ça a contribué à établir un terrain d’entente sur la base duquel la suite de l’atelier a été rendu possible.

2 - Revenir sur ce qui nous a mis en colère / rendu triste / rendu heureux au cours du dernier semestre.

Durée : 15 minutes de réflexion individuelle + 30 minutes de partage et d’échange

Ça a été la plus belle partie de l’atelier pour moi.

Cette consigne très simple a permis de faire émerger beaucoup de sujets à la fois importants, complexes et personnels.

Ce que j’ai apprécié c’est que ça nous a permis d’adresser une dimension souvent négligée voire ignorée de la vie en entreprise : la dimension émotionnelle.

Notre contribution en tant qu’individu au sein d’une structure ne se limite pas à une suite de KPIs et d’OKR.

J’aurais même tendance à dire que nos contributions les plus importantes se situent souvent sur le plan émotionnel puisque c’est ce qui permet de créer un climat sain, de confiance, propice à un travail de qualité.

Un environnement de travail porteur conduit à de meilleures performances mais surtout à des performances durables.

Et pourtant c’est quelque chose avec lequel beaucoup de managers ne sont pas à l’aise parce que sont des sujets compliqués à aborder. Travailler sur les émotions, c’est moins concret, moins tangible, moins facile et pourtant ça fait partie des choses qui impactent le plus le fonctionnement d’une équipe et la dynamique de groupe.

Je suis très reconnaissant à mon équipe d’avoir joué le jeu à fond, ce qui a donné lieu à des beaux moments de partage.

Ce qui est intéressant, c’est qu’une fois le tour de table terminé, nous avons pu voir se dégager 3 grands thèmes qui semblaient tous nous affecter.

Et c’est ce qui a guidé la suite de la discussion.

3 - Réfléchir à ce que nous pouvons arrêter / continuer / commencer à faire pour améliorer les choses

Durée : 15 minutes de réflexion individuelle + 30 minutes de partage et d’échange

Une fois que nous avons constaté que 3 sujets semblait tous nous affecter nous avons pris un moment pour réfléchir aux actions que nous mettre en oeuvre à la fois individuellement et collectivement pour améliorer les choses.

Comment faire de notre petite équipe une “force qui oeuvre pour le bien de tous” au sein d’une structure bien plus large.

Ces actions étaient classées en 3 catégories :

• Les actions que nous pourrions commencer à mettre en place

• Les actions que nous devrions continuer à mener

• Les actions que nous devrions arrêter car n’étant pas alignées avec nos objectifs

Cette étape de l’atelier nous a permis de dresser une liste d’une vingtaine d’action que nous pourrions mener.

Il ne nous reste plus qu’à formaliser un plan d’action selon les mêmes modalités que celles évoquées précédemment (qui doit faire quoi et à quelle échéance) et à nous mettre au boulot.

J’ai hâte de voir ce que tout ça va donner !

Quoiqu’il en soit, j’éprouve beaucoup de gratitude pour ces moments d’échange privilégié et je suis content de voir que, parfois, sortir des clous et faire les choses différemment ça peut s’avérer payant.

Avant que l’on se quitte, j’ai une petite demande à te faire ! 👀

Quand j’ai crée cette newsletter, je me suis donné pour mission de partager le contenu le plus qualitatif possible mais je dois t’avouer que je peine à trouver le “bon format”.

J’apprécierais énormément (genre vraiment beaucoup) si tu pouvais me faire un retour pour m’aider à faire évoluer cette newsletter dans le bon sens.

Si c’est OK pour toi, il te suffit de répondre à ce mail et voici quelques éléments qui pourraient grandement m’aider :

• Les difficultés auxquelles tu es confronté dans le développement de ton activité

• Les sujets qui t’intéressent le plus lorsqu’il est question d’entrepreneuriat (marketing, sales, recrutement, finance, RH, management…)

• Les formats que tu apprécies le plus (deep dive / études de cas ou partages de bonnes pratiques / retours d’expérience)

• Eventuellement des exemples de newsletters que tu apprécies

Tout ça m’aidera grandement à structurer ma réflexion et définir le format le plus approprié pour cette newsletter.

Merci pour ton aide et je te dis à dimanche prochain !

Thomas